Trong một ngày làm việc bình thường, bạn có thể phải xử lý hàng loạt tác vụ lặp lại như nhập dữ liệu, gửi email, cập nhật trạng thái khách hàng hoặc báo cáo nội bộ. Những công việc này tuy nhỏ, nhưng tốn thời gian và dễ gây sai sót nếu làm thủ công.

Đó là lúc các doanh nghiệp bắt đầu tìm đến tự động hóa quy trình và tích hợp ứng dụng – và Workato là một trong những nền tảng được ưa chuộng nhất hiện nay. Hãy cùng xem nó được ứng dụng để giải quyết 5 vấn đề cụ thể, thường gặp nhất trong các doanh nghiệp như thế nào nhé.

1. Tự Động Hóa Các Tác Vụ Lặp Đi Lặp Lại Hàng Ngày

• Vấn đề thường gặp: Mỗi ngày, đội ngũ của bạn phải dành hàng giờ để sao chép thông tin khách hàng từ form đăng ký trên website, rồi dán vào file Excel, sau đó lại nhập tay vào phần mềm CRM. Công việc này không chỉ nhàm chán mà còn rất dễ xảy ra sai sót.

• Ứng dụng của Workato: Workato sẽ tự động hóa hoàn toàn luồng công việc này. Bạn có thể thiết lập một quy trình: khi có một khách hàng mới điền form trên website, thì tự động tạo một dòng mới trong file Google Sheets, và tự động tạo một liên hệ mới trong hệ thống CRM với đầy đủ thông tin. Mọi thứ diễn ra trong vài giây, chính xác tuyệt đối.

2. Kết Nối Dữ Liệu Liền Mạch Giữa Các Phòng Ban

• Vấn đề thường gặp: Phòng Marketing chạy một chiến dịch quảng cáo và thu về rất nhiều khách hàng tiềm năng, nhưng lại quên gửi danh sách cho phòng Sales. Đến khi phòng Sales nhận được thì khách hàng đã "nguội". Đây là tình trạng "silo thông tin" điển hình.

• Ứng dụng của Workato: Workato đóng vai trò là cây cầu nối liền các phòng ban. Nó có thể thiết lập để: khi một lead mới được tạo ra từ quảng cáo Facebook, thì tự động gán lead đó cho một nhân viên Sales phụ trách trên CRM và đồng thời gửi một thông báo đến kênh chat (Slack/Teams) của đội Sales. Thông tin được luân chuyển tức thì, đảm bảo không một cơ hội nào bị bỏ lỡ.

3. Tạo Ra Trải Nghiệm Khách Hàng Đồng Nhất và Không Đứt Quãng

• Vấn đề thường gặp: Một khách hàng liên hệ với đội Chăm sóc khách hàng để báo một sự cố. Một tuần sau, họ nói chuyện với đội ngũ Kinh doanh về một sản phẩm mới và phải kể lại từ đầu vấn đề họ đã gặp. Điều này tạo ra một trải nghiệm khá tệ.

• Ứng dụng của Workato: Bằng cách kết nối hệ thống Chăm sóc khách hàng với hệ thống CRM, Workato đảm bảo mọi tương tác đều được ghi nhận vào một hồ sơ khách hàng duy nhất. Nhờ đó, bất kỳ nhân viên nào khi nói chuyện với khách hàng cũng đều có một cái nhìn toàn cảnh, giúp cuộc trò chuyện trở nên sâu sắc và hiệu quả hơn, khiến khách hàng cảm thấy họ thực sự được lắng nghe.

 4. Tự Động Hóa Việc Tổng Hợp và Báo Cáo Dữ Liệu

• Vấn đề thường gặp: Việc tổng hợp báo cáo hàng tuần, hàng tháng từ nhiều nguồn khác nhau là một công việc tốn thời gian. Bạn phải lấy dữ liệu từ phần mềm Marketing, dữ liệu từ CRM, dữ liệu từ hệ thống kế toán, sau đó tổng hợp thủ công.

• Ứng dụng của Workato: Workato có thể tự động lấy dữ liệu từ tất cả các nguồn này theo một lịch trình định sẵn (ví dụ: 8 giờ sáng thứ Hai hàng tuần), tổng hợp chúng lại và gửi một báo cáo tự động qua email cho ban lãnh đạo. Mọi thứ luôn đúng giờ và chính xác.

5. Dễ Dàng Tích Hợp và Mở Rộng Hệ Thống Công Nghệ

• Vấn đề thường gặp: Doanh nghiệp của bạn muốn dùng thêm một ứng dụng mới cho việc quản lý dự án, nhưng lại e ngại về chi phí và độ phức tạp của việc tích hợp nó vào hệ thống hiện tại.

• Ứng dụng của Workato: Với thư viện hàng ngàn kết nối được xây dựng sẵn, Workato giúp bạn dễ dàng tích hợp các công cụ mới vào hệ thống chung. Bạn có thể nhanh chóng thiết lập để các công việc được tạo trên phần mềm quản lý dự án mới sẽ tự động đồng bộ với lịch làm việc và các kênh giao tiếp của đội nhóm.

Kết Luận

Qua các ví dụ trên, có thể thấy việc ứng dụng Workato không hề trừu tượng. Nó giống như bạn có thêm một người đồng nghiệp robot cần mẫn, làm việc 24/7 để xử lý các công việc lặp đi lặp lại, kết nối các đội nhóm và đảm bảo dòng chảy thông tin trong công ty bạn luôn thông suốt. Điều này giúp mọi người có thêm thời gian để tập trung vào những gì thực sự quan trọng: sáng tạo, phục vụ khách hàng và phát triển kinh doanh.

👉 Bạn muốn có một "đồng nghiệp robot" như vậy cho doanh nghiệp của mình không? 

👉 Hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của Unik để khám phá cách Workato có thể đơn giản hóa công việc tại doanh nghiệp của bạn! 👇👇